FRP – Comité du Symposium annuel
Cadre de référence
Mandat
Planifier, organiser et présenter le Symposium annuel du FRP en préparant un programme intéressant et en retenant les services de conférenciers stimulants, de façon à ce qu’un nombre maximal de personnes y participent et que le FRP fasse un profit avec l’événement. Le soutien logistique considérable (comme la réservation des salles, les arrangements pour les services de traiteur et les inscriptions) est assuré par le Groupe Willow qui s'occupe de l'organisation du symposium.
Gouvernance et membres
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Le Comité se rapporte au conseil d’administration du FRP lors de chaque rencontre du conseil (point permanent à l’ordre du jour) |
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Président (ou coprésidents) (membre du conseil d’administration) |
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2 à 5 membres (membres du conseil ou membres à titre individuel) |
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Représentant du Groupe Willow |
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Liens avec le Comité des événements d’apprentissage afin de coordonner et d'éviter les conflits d'horaire avec les conférenciers, les sujets, etc. |
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Liens avec le Comité de sensibilisation et de marketing pour la promotion croisée du Symposium par l’intermédiaire d’autres organisations |
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Liens avec le Comité de la technologie pour des mécanismes de prestation novateurs pour le Symposium |
Portée du travail / Responsabilités
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Planifier, organiser et présenter le symposium de deux (2) jours (qui a habituellement lieu à la fin mai) |
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Inclure un atelier d'un (1) jour avant le symposium (peut être le cours 101 sur la gestion axée sur les résultats) |
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Identifier le thème et les axes du symposium qui intéresseront les participants éventuels |
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Identifier et inviter les conférenciers, déterminer les sujets et confirmer les détails avec les conférenciers |
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Identifier et obtenir des commanditaires et des exposants pour les kiosques de la foire professionnelle |
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Planifier les détails logistiques (comme l’endroit, les salles, les cadeaux, etc.) avec le Groupe Willow (qui s’occupe ensuite de faire ce travail) |
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Respecter le budget (coûts et revenus) établi par le conseil d’administration |
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Identifier et peut-être utiliser d’autres formes de prestation de service (tels que les technologies Web ou vidéo) |
Facteurs de succès essentiels
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Début hâtif de la planification du Symposium (début en septembre pour l’événement en mai) |
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Aide du conseil d’administration pour identifier les conférenciers et sujets et utilisation des réseaux et des contacts pour communiquer avec les conférenciers |
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Publicité et marketing efficaces auprès des participants éventuels : tôt et souvent |
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Soutien du Groupe Willow pour les inscriptions, la logistique, les réservations des salles, les services de traiteur, etc. |
Indicateurs de succès
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Réaliser un profit financier conformément aux prévisions budgétaires |
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Participation plus importante qu’au cours des années précédentes |
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Rétroaction des participants sur les formulaires d’évaluation – note globale > 80?? |
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À la suite du symposium, matériel disponible sur le site Web du FRP |
Réunions
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Réunions mensuelles à partir du mois de septembre |
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Les réunions peuvent être plus fréquentes au cours des journées et des semaines précédant le Symposium |
Compte rendu des décisions
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Rédigés par le Groupe Willow |
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Les décisions et demandes clés seront soulevées à la réunion subséquente du conseil d’administration comme point permanent de l’ordre du jour sur le Symposium |
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